Thông thường bạn thường sử dụng công cụ email để giao tiếp và trao đổi với khác hàng và đối tác. Đây chính là 1 công cụ rất tiện lợi. Nhưng đa số các doanh nghiệp đều dùn email cá nhân (miễn phí) để trao đổi với khách hàng. Việc sử dụng email cá nhân này lâu sẽ dẫn đến tình trạng bị lỗi. Các lỗi thường gặp như không gửi nhận được email hay thường xuyên là mail của bạn bị đưa vào mục spam của khách hàng. Vậy, tại sao email của bạn lai bị gửi vào muc Spam? Làm thế nào để khắc phục tình trạng này? Hãy cũng Adtimin tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
Email cá nhân
Email cá nhân là các địa chỉ mail thuộc tài khoản riêng của cá nhân. Đây là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail (ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,…). Đối với loại email này, các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.
Nguyên nhân email của bạn bị gửi vào mục spam
Sau đây là một số nguyên nhân lý giải sao thư của bạn bị gửi vào mục spam:
Bộ lọc nội dung (Content filters)
Bộ lọc này được email lập trình sẵn nhằm mục đích đánh giá email này có phải là email spam hay không. Nó sẽ xem xét xem nội dung của email có chứa những từ ngữ spam như: Mua ngay, Nhấn vào đây hay các dấu cấu đặc biệt.
Bộ lọc Header (Header filters)
Xem xét các tiêu đề email, nghĩa là tiêu đề email của bạn gửi có phải là để tìm kiếm thông tin giả mạo hay
Url blacklist
Là khi các website dùng các tool, thủ thuật tăng rank mà Google cấm như: dùng các thủ thuật SEO “mũ đen” như cloaking, link farms, doorway pages, submit quá nhiều….Thường xuyên thay đổi nội dung, tên miền, hay thậm chí là giao diện. Các domain mua backorder cũng thường không được index. Dẫn tới địa chỉ URL bị khoá, điều này làm ảnh hưởng tới việc gởi mail, hay thậm chí mail của Quý khách sẽ không vào Inbox được.
IP blacklist
Trường hợp này do các tài khoản trên Server gởi Spam mail số lượng lớn (Thường là các máy chủ share hosting), dẫn tới IP bị các tổ chức SPAM trên thế giới cho vào Black List. Sau khi kiểm tra, xử lý các vấn đề liên quan thì bạn có thể liên hệ với các tổ chức chống SPAM nhằm loại bỏ đia chỉ IP ra khỏi Black List.
Cách khắc phục khi thư bị đánh dấu là spam
Sau đây là một số lỗi khi mắc phải, thư của bạn sẽ bị đánh dấu và đưa vào mục spam:
+ Sử dụng các cụm từ spam, như là “Nhấn vào đây!” hoặc “Cơ hội duy nhất trong đời!”
+ Sử dụng dấu chấm than kịch liệt!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
+ TOÀN VIẾT HOA
+ Tô màu đỏ hoặc xanh sáng
+ Code HTML cẩu thả, như kiểu copy từ Microsoft Word qua HTML
+ Email chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên nó cho rằng bạn đang lừa nó)
+ Sử dụng từ “kiểm tra” trong dòng tiêu đề
+ Gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam)
+ Thiết kế HTML trong… Word và xuất ra file HTML .
+ Nội dung có chứa từ khoá nào “nhạy cảm”? Như thế nào là “nhạy cảm” thì do hệ thống xác định và không hẳn là liên quan đến chính trị, hay bậy bạ mới là nhạy cảm. Nhạy cảm ở đây là những từ khoá được đề cập nhiều trên môi trường Internet hay Google. Ví dụ từ resort, gay, bất động sản, marketing.
Để tránh khả năng thư của bạn bị gửi vào Spam thì bạn cần tránh sử dụng hoặc không sử dụng các cụm từ trong danh sách được cho là spam.
Ngoài các lỗi trên thì Quý khách vui lòng chú ý đến các cách giảm khả năng bị chặn bởi các tổ chức SPAM sau đây:
Mail khi gửi chỉ có duy nhất 1 tấm hình
- Với việc làm như trên thì chắc chắn mail của bạn sẽ bị chặn lại. Bạn cần dành thời gian cho việc chỉnh sửa bố cục, hình ảnh để mail có thể tới thẳng Inbox khi bấm nút Send.
Chú ý tới các liên kết trong mail của bạn
- Các bộ lọc sẽ kiểm tra các địa chỉ URL trong mail của bạn. Nếu như đường dẫn link dẫn tới một domain thiếu uy tín, hay có các thông báo giả mạo thì việc mail của Quý khách sẽ chắc chắn vào SPAM.
- Bạn nên tránh dẫn link tới các địa chỉ chứa các folder chỉ có 1 cho tới 2 chữ cái. Bởi vì các bộ lọc sẽ xem đó là như là một dấu hiệu cần phải kiểm tra.
Đừng sử dụng các rút gọn liên kết
- Việc sử dụng các đường dẫn rút gọn khiến các bộ lọc không check được nội dung của các liên kết đó. Do đó rất có khả năng mail của Quý khách sẽ vào SPAM.
Sử dụng HTML chuẩn
Những tags HTML không thích hợp, những tag bị lỗi…có thể làm giảm khả năng gửi mail thành công của bạn. Để có thể tạo ra nội dung mail với HTML chuẩn, Quý khách có thể sử dụng công cụ dưới đây để có thể hạn tạo ra một mail với HTML chuẩn: http://word2cleanhtml.com/
– Đầu tiên, bạn tạo ra một email bình thường trên Microsoft Word. Chẳng hạn, sau khi thực hiện xong về các định dạng, kiểu chữ, font chữ. Sau đó copy toàn bộ đoạn văn bản trên vào khung chuyển đổi, bấm vào nút “Convert to clean html”.
– Sau khi chuyển đổi được hoàn tất, toàn bộ đoạn văn bản sẽ được chuyển sang dạng HTML chuẩn. Bạn chỉ cần copy đoạn văn bản đã được chuyển đổi vào thư mới mà bạn có ý định gửi đi.
Xem thêm: Có nên đăng ký email theo tên miền công ty không?