Email server hiện nay được sử dụng rộng rãi ở mọi doanh nghiệp và là phương tiện liên lạc không thể thiếu đối với mọi người, các công ty lớn nhỏ. Bởi tính tiện dụng và nhiều chức năng quan trọng khác như chuyên nghiệp, an toàn, quảng bá tên doanh nghiệp thông qua domain của website công ty mình.

Email server là gì?

Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử. Bên cạnh tính năng lưu trữ và sắp xếp các Email trên internet, Mail Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại… Không chỉ thao tác với tốc độ nhanh chóng và ổn định, Mail Server còn đảm bảo tính an toàn với khả năng khôi phục dữ liệu cao.

Các dịch vụ Web Hosting thường sử dụng chung cả lưu trữ web lẫn hỗ trợ Email cơ bản (miễn phí đi kèm) giúp giảm thiểu tối đa chi phí đầu tư nhưng nó vẫn có những hạn chế nhất định đặc biệc khó khăn khi quản lý Email. Chính vì thế Email Server ra đời để khắc phục hoàn toàn các vấn đề mà Web Hosting gặp phải.

Ngoài ra, Email Server còn có các tính năng mà một dịch vụ Email tích hợp miễn phí trong Web Hosting không thể có được như: Quản lý Email ra-vào của nhân viên, tích hợp với các phần mềm như Outlook, nền tảng webmail, khả năng sao lưu dữ liệu và đặc biệt hơn là nó có IP riêng có độ tin cậy cao để chống lại các vấn đề như virus, spam mail, mail bị vào blacklist… điều mà các dịch vụ Email share host có phần hạn chế.

Email server cũng khắc phục được triệt để vấn đề bị lợi dụng spam từ lỗi bảo mật source web của các dịch vụ Web Hosting giúp IP luôn được tin cậy, đánh giá cao từ các tổ chức chống spam quốc tế.

Email server dùng các phần mềm cao cấp chuyên nghiệp và được quản lý bởi các quản trị hệ thống có kinh nghiệm dành cho Email cho nên việc hỗ trợ, debug, gỡ lỗi sẽ nhanh chóng hơn nhiều lần so với các dịch vụ khác.

Những kiểu email server hiện có

Hiện nay có 2 loại mail server chính được dùng phổ biến, bao gồm:

Server mail của Google, Microsoft: Nền tảng xây dựng loại server mail này có quy mô lớn, hệ thống bảo mật chặt chẽ. Có thể quản lý tốt những dữ liệu hiện có. Hơn nữa người dùng có thể sử dụng được nhiều tiện ích khác nhau. Cũng chính vì thế mà giá cả của các dịch vụ này thường rất đắt, giá trung bình khoảng 5USD/Email /tháng, nếu doanh nghiệp của bạn có số lượng email lớn thì chi phí duy trì hàng tháng rất lớn.

Mail Server độc lập là hệ thống Mail Server được thiết kế cho các tổ chức hoặc ISP xử lý khối lượng thư lớn, yêu cầu kiểm soát và linh hoạt hơn đối với các dịch vụ thư. Nó bổ sung các tính năng như hợp tác, đồng bộ hóa Outlook, quản trị từ xa, Webmail và Quản trị Web nâng cao hơn và kết nối cơ sở dữ liệu, cung cấp cho bạn sức mạnh và kiểm soát cần thiết cho các hoạt động quy mô lớn.

Tính năng của email server

Hệ thống thư điện tử Email server sẽ giải quyết được các vấn đề như mail bị virus, spam, bị đưa vào blacklist, không check được webmail, check online/offline, không thể kiểm soát nội dung…

Tình trạng mail spam, mail chứa virus hay mail gửi kèm các phần mềm độc hại đã làm ảnh hưởng cho doanh nghiệp nói riêng và tình hình an ninh mạng Việt Nam nói chung. Vì thế, vấn đề bảo mật và an toàn an ninh mạng luôn được doanh nghiệp và Nhà nước quan tâm hàng đầu. Và đâu là lý do mà mỗi doanh nghiệp nên sử dụng mail server:

• Email với tên miền riêng của riêng công ty thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động.
• Tốc độ, bảo mật cao, kèm theo nhiều tiện ích.
• Kiểm tra mail mọi nơi: tại văn phòng (thông qua phần mềm duyệt mail) và tại bất kỳ nơi đâu (khi đi công tác), trên tất cả các loại trình duyệt mail (Outlook…)
• Có thể tùy biến các thông số và chức năng cho từng User.
• Ngăn chặn spam và virus cực kỳ hiệu quả.
• Có không gian lưu trữ riêng biệt, bất khả xâm phạm.
• Tính bảo mật cao nhờ trang bị giao thức SSL.
• Sử dụng IP riêng nên sẽ chống được việc vô cớ bị vào black list.
• Hỗ trợ tính năng Fowarder Email để cài đặt Email Offline.

Lợi ích khi sử dụng email server

Nếu bạn mới bắt tay vào sử dụng email server thì chắc chắn sẽ không thể biết được những lợi ích cũng như tầm quan trọng mà chúng mang lại cho mọi doanh nghiệp. Bên cạnh đấy hiệu suất gửi mail vào hộp thư inbox lên đến 99.9% hay ưu điểm về bảo mật và độc lập dữ liệu cũng khiến email server được chú trọng và đầu tư nhiều hơn.

• Trao đổi thông tin qua lại giữa các bộ phận trong công ty với nhau.
• Cho phép người dùng khi gửi mail và nhận mail trực tiếp thông qua Internet với tên miền của cụ thể của từng công ty.
• Khả năng hạn chế được các Mail spam và Virus trước khi chuyển tiếp tới người nhận bởi nhận dạng được IP của người gửi.
• Người dùng có thể nhận mail và gửi mail bình thường khi đi công tác xa.
• Bảo mật được thông tin nội bộ.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Người dùng có thể gửi và nhận mail thông qua Mail Client và Web mail.
• Người quản trị mạng có thể quản trị hệ thống Mail Server của công ty thông qua Internet.
• Hệ thống mail có tính bảo mật cao nhờ sự cấu hình và cài đặt của người quản trị viên.
• Thiết lập dung lượng tối đa cho từng user sử dụng mail.
• Quản lý được tất cả nội dung mail của tất cả nhân viên trong hệ thống.
• Cấu hình chức năng tự động sao lưu dữ liệu gửi đi và nhận.

Nhìn chung, với nhu cầu vừa phải, người dùng vừa phải, không quá đề cao bảo mật thông tin bạn vẫn có thể sử dụng các dịch vụ mail server hiện nay.