Một địa chỉ email có thể gửi thư từ địa chỉ mail này đến địa chỉ mail khác với khoảng thời gian rất ngắn, bạn có biết làm như thế nào để đưuọc như vậy không? Có thể qua mắt nhìn của bạn thì mọi thứ tưởng chừng như rất đơn giản đúng không nào? Nhưng trên thực tế nó không đơn giản như bạn nghĩ. Đằng sau quá trình gửi email mà bạn tưởng chừng như đơn giản đó là cả một hệ thống phức tạp. Bạn biết đến email server như một công cụ hình thức giao tiếp thông qua email nhưng chưa hiểu rõ bản chất và cơ cấu vận hành của nó như thế nào? Hôm nay, hãy cùng Adtimin tìm hiểu về email server qua bài viết dưới đây nhé!
Dịch vụ email server là gì?
Mail server hay còn là máy chủ thư được coi là nơi để lưu trữ, phân loại và sắp xếp toàn bộ email đến trước khi gửi đi trên môi trường internet. Với dịch vụ này bạn có thể gửi nhận mail một cách thuận tiện.
Tuy bạn có thể gửi và nhận email nhanh chóng nhưng thực chất đây là cả một quá trình phức tạp. Khi email được gửi đi, nó sẽ trải qua hàng loạt các giai đoạn chuyển giao phức tạp (khác địa chỉ email thì các bước này càng phức tạp hơn) rồi mới đến hộp thư của người nhận.
Mail server là trung gian giúp bạn có thể gửi và nhận được thư từ các email khác. Nếu không qua mail server thì bạn chỉ gửi và nhận được email từ cùng địa chỉ email mà thôi. Ví dụ, gửi thư từ tài khoản info@adtimin.vn đến một tài khoản abc@adtimin.vn.
Các loại dịch vụ email server hiện nay
Mỗi email server sẽ có hai chiều: mail server đi và mail server đến. Hai loại mail server này tương ứng với hai tác vụ quen thuộc mà chúng ta thường hay làm (gửi/nhận). Nó sẽ giúp cho chúng ta gửi nhận thư một cách nhanh chóng.
+ Mail server đi (Outgoing mail server): Được gọi là máy chủ SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
+ Mail server đến (Incoming mail server): Có hai loại chính. Máy chủ POP3 (Post Office Protocol).
Hai loại mail server này được biết đến nhiều nhất để lưu trữ các email đã gửi và nhận trên ổ cứng cục bộ của máy tính. Máy chủ IMAP (Internet Message Access Protocol) thì lại luôn lưu trữ các bản sao của tin nhắn trên máy chủ. Hầu hết các máy chủ POP3 cũng có thể lưu trữ tin nhắn trên máy chủ.
Vai trò của email server trong quy trình gửi một email
Quy trình gửi một email thông qua trung gian là email server:
B1: Soạn thư và nhấn gửi trên một ứng dụng email bất kỳ. Ứng dụng đó sẽ kết nối với máy chủ SMTP trong miền của bạn (Outgoing mail server). Ví dụ ở đây là smtp.adtimin.vn chẳng hạn.
B2: Ứng dụng email bạn sử dụng giao tiếp với máy chủ SMTP. Lúc này nó sẽ cung cấp cho Email Server địa chỉ email của bạn, địa chỉ email của người nhận, nội dung thư và bất kỳ tệp đính kèm nào trong thư mà bạn muốn gửi đến người nhận.
B3: SMTP mail server xử lý địa chỉ email của người nhận. Đến đây sẽ có hai trường hợp:
- TH1: Nếu cả hai địa chỉ email cùng tên miền (@adtimin.vn). Trường hợp này thư sẽ được chuyển trực tiếp tới mail server POP3 hoặc IMAP của miền.
- TH2: Nếu các địa chỉ email khác tên miền (1 email @adtimin.vn và 1 email @gmail.com). Lúc này email server SMTP sẽ phải giao tiếp với máy chủ của miền khác.
Gần như người dùng sẽ không thấy độ trễ giữa hai trường hợp này. Trường hợp 1 khá đơn giản, do đó chúng ta sẽ đi sâu hơn vào trường hợp 2.
B4: Để tìm máy chủ của người nhận, mail server SMTP của người gửi phải giao tiếp với DNS hoặc Máy chủ tên miền. DNS lấy tên miền email của người nhận và phân giải nó thành địa chỉ IP. Khi có địa chỉ IP máy chủ người nhận rồi, mail server SMTP sẽ tiếp tục thực hiện công việc của mình.
B5: Giả sử việc tìm kiếm địa chỉ IP máy chủ người nhận không gặp vấn đề gì. Lúc này mail server SMTP đã có địa chỉ IP của người nhận, kết nối giữa hai mail server được hình thành.
B6: Mail server SMTP của người nhận sẽ quét các tín hiệu đến. Nếu nó nhận ra miền và tên người dùng, nó sẽ chuyển tiếp thông báo cùng với máy chủ POP3 hoặc IMAP của miền. Từ đó, nó được đặt trong hàng đợi sendmail cho đến khi ứng dụng email của người nhận cho phép tải xuống. Lúc này, người nhận đã có thể đọc được nội dung email mà bạn đã gửi.
Cung cấp dịch vụ email server cho doanh nghiệp
Ưu điểm của việc thuê dịch vụ email server
– Email server có thể xử lý số lượng lớn thư điện tử hàng ngày.
– Sử dụng server riêng biệt để quản lý lưu trữ.
– Email server có tính năng bảo mật an toàn dữ liệu
– Có hệ thống quản trị (Control panel) để quản lý và tạo các tài khoản email cho nhân viên
– Set up dung lượng tối đa cho từng account
– Mỗi mail server được cấp phát đều có thể tự thay đổi thông tin tài khoản
– Kiểm tra và quản lý nội dung email của nhân viên trong công ty.
– Email server có khả năng chống virus và spam mail hiệu quả cực cao.
– Email server hỗ trợ Forwarder Email để cài đặt Email Offline
– Có thể check mail trên cả webmail và Outlook Express.
Xem thêm:BẢNG GIÁ DỊCH VỤ GOOGLE WORKSPACE 2022
Nhược điểm khi thuê dịch vụ email server tại Việt Nam
Bên cạnh đó, dịch vụ email server cũng có các nhược điểm như sau
- Thiếu đội ngũ chuyên gia mạng hàng đầu
Để quản lý cả một hện thống server là rất khó
- Độ bảo mật cần xem xét
Việc sử dụng trung gian từ một bên thứ ba là việc bạn khó có thể kiểm soát được cách họ bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp của bạn
- Dung lượng lưu trữ thấp
Dữ liệu được tải lên một máy chủ hay tải về máy tính đều bị giới hạn. Nó giới hạn không chỉ bởi dung lượng lưu trữ mà còn bởi loại máy sử dụng. Dạng lưu trữ này không thể đáp ứng số lượng lớn thông tin hàng ngày, có thể làm thất lạc email quan trọng của bạn.
- Hầu như không tích hợp được nhiều công nghệ hỗ trợ
Email chỉ là một cách thức để gửi và nhận thông tin. Các dịch vụ email server hầu như chỉ đáp ứng tốt nhu cầu này. Không thể quản lý việc gửi nhận thư của nhân viên. Quảng cáo doanh nghiệp thông qua email server khó hiệu quả. Đặc biệt, không thể tích hợp công việc với các công cụ như lịch,…
- Khó xử lý các vấn đề về kỹ thuật vì thiếu chuyên môn
Việc tìm được ra nguyên nhân và khắc phục vấn đề sẽ phải mất một quá trình. Vì không phải nhà cung cấp nào cũng có đủ nhân lực có chuyên môn để giải quyết nhanh cho khách hàng. Trong lúc chờ giải quyết có thể vấn đề của bạn đã gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Trên đây là tất cả những thông tin mà Adtimin muốn đem đến cho bạn. Chúc bạn thành công!
Xem thêm: NÂNG CẤP EMAIL DOANH NGHIỆP MIỄN PHÍ KHI BỊ GOOGLE KHAI TỬ