Email doanh nghiệp là một trong các vấn đề mà gần đây các doanh nghiệp đang rất cân nhắc. Đây là một hình thức trao đổi, giao tiếp với khách hàng có độ phủ sóng cao. Bởi nó mang tính chuyên nghiệp và nhiều tính năng hữu ích khác mang lại cho doanh nghiệp. Tất nhiên dịch vụ gì nhu cầu càng cao thì sẽ có nhiều nhà cung cấp dấn thân vào thị trường này và cạnh tranh kinh doanh với nhau. Email doanh nghiệp cũng không phải là 1 trường hợp ngoại lệ. Hiện tại, trên thị trường, khách hàng đang chia làm 2 phe: 1 bên sử dụng email Google Workspace còn bên còn lại thì sử dụng email Hosting. Vậy, nên sử dụng email Google Workspace hay email Hosting? Hãy cùng Adtimin giải đáp thắc mắc này qua bài viết hôm nay nhé!
Lợi ích của email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp là hình thức trao đổi, làm việc của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác. Email này có dạng: tenban@tenmien.
Muốn sử dụng email doanh nghiệp trước hết doanh nghiệp bạn phải có tên miền. Bạn có thể đăng ký tên miền với các đơn vị cung cấp tên miền như Adtimin, PA, Mắt Bão,… các đơn vị uy tín, chất lượng.
Xem thêm: Bảng giá tên miền
Bên cạnh đó email doanh nghiệp còn có các đặc điểm sau đây:
- Tính chuyên nghiệp: Thay vì giao tiếp với khách hàng bằng email cá nhân, làm cho khách hàng nhầm lẫn và không biết mình đang làm việc với ai, email doanh nghiệp sẽ khác phục điều đó. Khi bạn sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp thì khách hàng chỉ cần nhìn vào đuôi tên miền thì đã biết mình đang làm việc với công ty nào rồi, không cần phải đọc những thông tin đã trao đổi trước đó. Email doanh nghiêp giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp kể cả hình thức và cách làm việc.
- Quản lý nhân viên cũng như doanh nghiệp tốt hơn.
- Tránh tình trạng bị công ty đối thủ và các đối tượng ác ý giả mạo làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
- Đem lại hiệu quả lớn trong việc truyền thông thương hiệu thông qua việc giao tiếp với khách hàng. Giúp khách hàng nhận dạng thương hiệu tốt hơn.
Email Google Workspace
Email Google Workspace là dịch vụ email doanh nghiệp do Google cung cấp. Nó được xây dựng dựa trên nền tảng điện toán đám mây với độ bảo mật cao. Google Workspace là một bộ ứng dụng với công nghệ hiện đại dành cho doanh nghiệp. Trong đó có chứa nhiều ứng dụng bên trong như: Gmail tên miền; Google Drive để chia sẻ và lưu trữ tài liệu; Calendar để sắp xếp và quản lý lịch làm việc, Docs, Sheets, Slides – các công cụ soạn thảo văn bản và cộng tác trong thời gian thực; Google Hangouts để chat và gọi video,… và một số tính năng vượt trội khác giúp bạn và doanh nghiệp của bạn làm việc hiệu quả.
Xem thêm Bảng giá dịch vụ Google Workspace
Email Hosting
Email Hosting hay còn được gọi là email Server. Đây là dịch vụ thư điện tử được cung cấp trên một hệ thống máy chủ riêng, sử dụng nền tảng công nghệ truyền thống (on-premise) và chỉ hỗ trợ duy nhất việc gửi nhận Mail.
So sánh email Google Workspace và email Hosting
Tính ổn định
Email Google Workspace
Đây là email doanh nghiệp đưuọc Google cung cấp. Google cam kết với khách hàng theo SLA (Service Level Agreement). Trên thực tế đã đảm bảo được 99.984%hệ thống email của Google luôn luôn hoạt động. Google với nguyên tắc “redundancy on everything” – luôn làm mọi thứ một cách…“thừa thãi”. Nhằm đảm bảo tính kết nối của network và internet. Điều này khiến các giải pháp mà Google mang đến không phải phụ thuộc vào một server hay một yếu tố duy nhất nào.
Một hệ thống đều có một nguồn năng lượng chính và nguồn năng lượng thay thế, với công suất tương đương nhau. Hoặc khi phần cứng, phần mềm hay kết nối gặp vấn đề, dữ liệu sẽ được tự động di chuyển từ một thiết bị này sang thiết bị khác. Việc này nhằm đảm bảo người dùng có thể tiếp tục làm việc mà không bị gián đoạn.
Email Hosting
Đây là loại email theo tên miền doanh nghiệp. Dịch vụ này do các đơn vị cung cấp sẽ cài đặt phần mềm trên máy chủ và sau đó cài đặt nhiều tên miền email của khách trên cùng một máy chủ. Cũng chính vì điều đó đã dẫn đến hệ thống chạy của email không ổn định. Máy chủ của các nhà cung cấp email server được đặt tại Việt Nam và nhiều khi chính bản thân những máy chủ đó cũng không ổn định, nên khi di chuyển ra nước ngoài, việc trao đổi qua email có thể sẽ gặp khó khăn.
Đồng thời, khi sử dụng email Hosting bạn sẽ thấy có 1 khoảng thời gian chết hay còn gọi là downtime. Đây là khoảng thời gian một hệ thống không truy cập được. Khoảng thời gian này sẽ được các đơn vị dự định từ trước (planned downtime). Bên cạnh đó, những lúc mà họ không thể dự đoán trước được (unplanned downtime). Do đó, việc này sẽ ảnh hưởng tới luồng thông tin và công việc của doanh nghiệp bạn.
Độ bảo mật
Email Google Workspace
Khi sử dụng email Google Workspace bạn sẽ được đảm bảo bảo mật ở mọi khía cạnh:
- Tránh sự tấn công từ bên ngoài: Google là một đơn vị công nghệ hàng đầu trên thế giới. Với Google thì tất cả các hệ thống dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ an toàn hoàn toàn. Bên cạnh đó, bạn đang sử dụng chung một nền tảng, cơ sở hạ tầng với Google vì vậy bạn sẽ được trực tiếp hưởng lợi từ các hoạt động bảo mật này. Ở đẳng cấp thế giới về kỹ thuật và an toàn bảo mật nên bạn có thể hoàn toàn an tâm và tin tưởng.
- Bảo mật dữ liệu cho người dùng: Dữ liệu của người dùng luôn luôn được mã hóa, cả khi đang được lưu trữ tại phần cứng, khi lưu trữ dự phòng, khi di chuyển qua internet và khi di chuyển giữa các data-center.
- Bảo mật dữ liệu theo chính sách của công ty: Các doanh nghiệp được thiết lập chính sách bảo mật phù hợp với quy định và yêu cầu của mỗi đơn vị. Đây là tính năng vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp tự bảo vệ được dữ liệu. Thêm vào đó, doanh nghiêp cũng có thể kiểm soát được những ai có quyền truy cập chúng.
- Kiểm soát luồng thông tin của doanh nghiệp: Bạn có thể kiểm soát được nhân viên của mình có bị tuồng ra ngoài hay không nhờ vào tinh năng admin cao cấp của dịch vụ này.
Email Hosting
Vấn đề bảo mật của hệ thống sẽ phụ thuộc vào khả năng bảo mật của admin, nhân viên IT của công ty. Đặc biệt nó còn phụ thuộc cả vào tính năng bảo mật của đơn vị cung cấp hosting.
Ngoài ra, hệ thống email Hosting cũng thiếu các báo cáo minh bạch (thời gian đăng nhập, truy tìm nhật kí hoạt động…). Nó không có các tính năng xác thực đăng nhập nhiều lớp, cảnh báo truy cập bất thường. Đặc biệt, các vấn đề liên quan đến tài liệu, nội dung gửi đi đều không được hỗ trợ hoặc phải mất thêm phí và hỗ trợ từ bên thứ ba.
Lọc spam, virut và cảnh báo bảo mật
Email Google Workspace
Hạn chế tình trạng thư gửi đi bị đưa vào mục Spam. Hạn chế nhận thư rác và thư Spam. Mọi đăng nhập bất thường trên thiết bị khac đều được cảnh báo đăng nhập.
Email Hosting
Đối với email Hosting luôn luôn gặp tình trạng lỗi về vấn đề gửi nhận email. Việc này sẽ làm gián đoạn công việc của doanh nghiệp. Đồng thời, không có tính năng cảnh báo đăng nhập trên thiết bị khác.
Chi phí
Với nhưng lợi ích vượt trội mà email Google Workspace đem lại thì chí phí của nó sẽ cao hơn email Hosting. Nhưng khi chi phí hỗ trợ khắc phục của email hosting cũng không hề nhỏ.
Tùy thuộc vào nhu cầu và chi phí của doanh nghiệp mà có thể cân nhắc
Trên đây là tất cả những thông tin mà Adtimin đem đến cho bạn. Sau khi đọc hết bài viết này chắc hẳn bạn đã có câu trả lời cho vấn đề thắc mắc ở trên rồi đúng không nào?
Liên hệ 0917.757.227 để được tư vấn và đăng ký dịch vụ email Google Workspace ngay hôm nay để được nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn.
Xem thêm bài viết liên quan: Email doanh nghiệp không giới hạn dung lượng- Google Workspace Enterprise