Shared Drive là cái tên không phải ai cũng biết. Bởi thường được ít người sử dụng. Shared Drive có vẻ xa lạ hơn so với Drive đối với người dùng. Tùy vào nhu cầu lưu trữ và tính chất công việc của từng doanh nghiệp bạn dùng Drive hoặc Shared Drive.
Đối với tổ chức với quy mô lớn, có nhiều bộ phận, nhiều nhóm khác nhau thì việc sử dụng Drive cá nhân để chia sẻ đôi lúc sẽ không còn thuận tiện. Vì vậy, sử dụng Shared Drive để chia sẻ nội dung chỉ trong nhóm để những người có liên quan đến dữ liệu.
Shared Drive là gì?
Shared Drive hay còn được gọi là Team Drive/Drive nhóm/Bộ nhớ dùng chung. Là một không gian chung giữa các nhóm, là nơi mà các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp của họ bất cứ đâu, từ bất kỳ thiết bị nào. Không giống như các tệp trong My Drive, các tệp trong Shared Drive thuộc về nhóm thay vì chỉ một cá nhân.
Ngay cả khi các thành viên rời đi, các tệp vẫn được giữ chính xác vị trí của họ để nhóm của bạn có thể tiếp tục chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc. Thành viên trong nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp của họ ở bất cứ đâu, từ bất kỳ thiết bị nào. Với việc đồng bộ hóa được các thiết bị , việc truy cập các tệp sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Lưu ý là Shared Drive chỉ sử dụng được từ phiên bản Google Workspace Bussiness Standard trở lên. (Google Workspace Starter không có chức năng này)
Khi nào cần sử dụng Shared Drive?
- Các tệp cùng mối quan tâm hầu hết hoặc tất cả các thành viên của một nhóm dự án cụ thể.
- Các tập tin chia sẻ cùng một chủ đề nhất quán với nhau.
Các cấp độ quyền truy cập cho phép bạn trong Shared Drive
| Sự cho phép | Giám đốc | Nội dung quản lý | Người đóng góp | Bình luận | Người xem |
| Có thể xem các File và thư mục | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Có thể nhận xét về các File | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Có thể chỉnh sửa File | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Có thể tạo và thêm File, có thể tạo thư mục | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Có thể thêm mọi người vào các File cụ thể | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Có thể khôi phục File từ Thùng rác (tối đa 30 ngày) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Có thể di chuyển File từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Có thể di chuyển File và thư mục vào Thùng rác | ✔ | ✔ | |||
| Có thể di chuyển File và thư mục trong bộ nhớ dùng chung | ✔ | ✔ | |||
| Có thể di chuyển File từ một bộ nhớ dùng chung sang bộ nhớ dùng chung khác | ✔ | ||||
| Có thể thêm hoặc xóa thành viên của bộ nhớ dùng chung | ✔ | ||||
| Có thể thay đổi cấp độ truy cập của thành viên | ✔ | ||||
| Có thể xóa vĩnh viễn các File trong Thùng rác | ✔ |
So sánh giữa My Drive và Shared Drive
Với My Drive thì các dữ liệu được lưu sẽ có các dạng như sau:
- File ở chế độ riêng tư: Chỉ có mình bạn xem và chỉnh sửa
- File chia sẻ cho 1 hoặc một vài người khác có quyền chỉnh sửa
- File chia sẻ ở chế độ công khai, tất cả đều xem được và không trao quyền chỉnh sửa.
- Các file bạn được người khác chia sẻ: Bao gồm các file mà bạn có thể chỉnh sửa và không thể chỉnh sửa.
Đối với Shared Drive, các file này thì admin có thể chỉnh sửa quyền hạn cho từng thành viên như sau:
- Có thể xem tập tin và thư mục
- Có thể nhận xét về các tập tin
- Có thể chỉnh sửa tập tin
- Có thể tạo và thêm tập tin, có thể tạo thư mục
- Có thể thêm người vào các tệp cụ thể
- Có thể khôi phục các tệp từ các thùng rác (tối đa 30 ngày)
- Có thể di chuyển tệp từ ổ đĩa My Drive sang Shared Drive
- Có thể di chuyển tệp và thư mục vào thùng rác
- Có thể di chuyển tệp và thư mục trong Shared Drive
- Có thể thêm hoặc xóa thành viên của Shared Drive
- Có thể thay đổi cấp độ truy cập của thành viên
- Có thể xóa vĩnh viễn các tệp trong thùng rác
- My Drive và Shared Drive có sự khác nhau như thế nào? Bạn hãy xem qua bảng phân tích dưới đây để biết chi tiết rõ hơn
Bảng so sánh chi tiết giữa My Drive và Shared Drive
| My Drive | Shared Drive | |
| Ai có thể thêm tập tin ? | Người sở hữu My Drive | Bất kỳ thành viên nào có quyền truy cập cộng tác |
| Có thể thêm loại tập tin nào ? | Tất cả các loại tập tin | Tất cả các loại tệp, trừ Google Maps |
| Ai sở hữu tập tin và thư mục ? | Các cá nhân đã tạo tập tin hoặc thư mục | Mọi người trong nhóm |
| Di chuyển các tập tin và thư mục | Có thể di chuyển các tệp và thư mục xung quanh trong My Drive |
|
| Đồng bộ hóa các tập tin với máy tính | Sử dụng Drive File Stream hoặc sao lưu và đồng bộ hóa | Phụ thuộc vào giải pháp đồng bộ hóa mà bạn đang sử dụngLuống tệp Drive: Có
Sao lưu và đồng bộ hóa: Không |
| Chia sẻ làm việc | Những người dùng khác nhau có thể thấy các tệp khác nhau trong một thư mục, tùy thuộc vào quyền truy cập của họ vào các tệp riêng lẻ. | Tất cả các thành viên của Shared xem tất cả các tệp. |
| Thời gian xóa các tệp trong thùng rác |
|
|
| Khôi phục tập tin | Bạn sẽ khôi phục được khi bận là người sở hữu của tệp. | Nếu bạn có quyền truy cập của người đóng góp bạn sẽ khôi phục được. |